Per amministratori
D: Posso fare un’automazione sulla richiesta di offerta?
R: Sì. Origine Richiesta di offerta: eventi Alla creazione, Al cambio stato e Alla data indicata (data creazione o data scadenza). Puoi filtrare per assegnatario e per stato. Non c’è l’innesco per etichetta. Esempio: promemoria N giorni prima della scadenza, solo sulle Emessa. Guida: Origini e filtri.
D: Dove configuro la numerazione automatica degli ordini?
R: In CONFIGURAZIONE → Tipi documento ordine (non nel menu DOCUMENTI). Per ogni tipo imposti Codice, Descrizione, Modalità numerazione (Assoluto o Annuale) e Prefisso (1–2 caratteri). Il codice automatico ha al massimo 8 caratteri: se non ci entra, HerobotCRM segnala errore e non crea l’ordine. Gli operatori in creazione scelgono solo il tipo e lasciano vuoto il codice. Guida: Tipi documento e numerazione.
D: Ho cambiato prefisso a metà anno: i vecchi ordini si rinumerano?
R: No. I codici già assegnati restano quelli. Il nuovo prefisso/modalità vale per le generazioni automatiche successive. Evita di cambiare modalità a metà anno senza accordo interno: allinea le abitudini cartacee/ERP prima del go-live e comunica il cambio agli operatori.
D: Il task creato da un’automazione lo vedo subito o solo il giorno X+N?
R: Dipende dall’azione. Crea un task nasce il giorno dell’occorrenza (es. data offerta + N), senza scadenza: fino a quel giorno non compare in elenco. Crea un task con scadenza nasce subito, con scadenza uguale a X+N, come gli eventi in agenda. AutomaticoCRM gira a intervalli durante la giornata: il task “subito” arriva pochi minuti dopo il salvataggio del documento, non all’istante. Guida: Creare un’automazione.
D: Posso far partire email e task dalla stessa automazione?
R: Sì. In Nuovo imposti la prima azione; sulla scheda usi Aggiungi azione. Partono tutte in sequenza sullo stesso documento. Non c’è un “se l’email va, allora il task”: se una fallisce, l’intero giro è KO e viene ritentato. Guida: Visione d’insieme.
D: Posso mettere qualcuno in copia sulle email automatiche?
R: Sì, solo sulle azioni Invia una EMail. Nella sezione AZIONE compili In copia (CC) e In copia nascosta (CCN): nel CC gli indirizzi in copia sono visibili a tutti i destinatari della mail, nel CCN restano nascosti. Si impostano come il destinatario principale (Cliente con la relativa Tipologia contatto, Operatore principale, Operatore, Destinatario con uno o più indirizzi separati da punto e virgola); vuoti, non parte nessuna copia. Mailing List non è selezionabile: la copia si aggiunge a ogni singola mail, quindi su molti destinatari chi è in copia riceve molte mail — per gli invii massivi usa le campagne del CENTRO MESSAGGI. Chi è nei Contatti esclusi non riceve la copia. Guida: Creare un’automazione.
D: Un’automazione non parte: cosa controllo?
R: Nell’ordine tipico: (1) l’automazione è Abilitata? Le nuove nascono Non attiva. (2) Origine, evento e filtri coincidono con ciò che è successo sul documento? (3) Tempistica (subito / N giorni) e giorno lavorativo sono quelli previsti? (4) Ogni azione (email, WhatsApp, task…) ha destinatario valido e il contatto non è nei Contatti esclusi? Se una sola azione fallisce, l’intero giro è KO e viene ritentato. Usa Simula sulla scheda automazione (anteprima per ciascuna azione) prima di lasciare attiva una regola in produzione. Amministratore e Sys Admin hanno anche Storico esecuzioni. Vedi Visione d’insieme e Simulare un’automazione.
D: Chi vede CONFIGURAZIONE e DITTA nel menu?
R: Solo Amministratore e Sys Admin. Un Utente (operatore commerciale) lavora su documenti, anagrafiche, messaggi e statistiche ma non gestisce la configurazione della ditta. Utente Read Only ha login e ricerca globale, ma senza le voci operative del menu laterale. Mappa completa: Approfondimento — Struttura dei ruoli.
D: Differenza tra Utenti e Utenti CRM?
R: In DITTA → Utenti gestisci l’account di accesso (login) e i ruoli. In DITTA → Utenti CRM gestisci il profilo operatore usato su documenti, forecast e statistiche. Servono entrambi allineati: senza utente di accesso non entra; senza utente CRM non compare correttamente come agente. Sintesi: Impostazioni ditta e utenti.
D: Posso disattivare un’automazione per le ferie e riattivarla dopo?
R: Sì. Apri l’automazione in CONFIGURAZIONE → Automazioni e usa Disabilita. Quando torni, Abilita di nuovo. Meglio disabilitare la regola che cancellarla, così non perdi origine, filtri e azioni già impostati. Prima di riattivare dopo un lungo stop, rifai una Simula su un caso recente.
D: Quali automazioni conviene attivare per la “cura relazione”?
R: Partite dagli esempi concreti in Esempi di automazioni utili: follow-up post-appuntamento, recall offerta, post-campione, cura post-acquisto 15/45/90, cliente non sentito da N giorni, anniversari e rinnovo contratto, task al cambio fase trattativa. Attivatene poche, simulatele, poi ampliate.
D: Cos’è il Centro Attenzione e chi lo usa?
R: È in ATTIVITA' → Centro Attenzione: elenco priorità per l’AM (task da automazioni, clienti inattivi, storico venduto…). Usa Aggiorna suggerimenti per ricalcolare le voci “intelligenti”. Guida: Centro Attenzione Cliente.
D: Come attivo la motivazione e la chiusura ordine ↔ righe?
R: In CONFIGURAZIONE → Stati Ordine Cliente (e Stati riga ordine). Motivazione obbligatoria sullo stato di destinazione: l’operatore deve scrivere un testo, che va nelle Note dell’ordine. Chiudi le righe aperte con sullo stato OC: chiudendo l’ordine, le righe aperte prendono quello stato di riga. Se tutte le righe sono chiuse, imposta l’OC a sullo stato riga: quando tutte le righe sono in uno stato con questo collegamento, l’ordine passa allo stato scelto. I flag nascono spenti. Guida: Stati documenti e anagrafiche.
D: Differenza tra Anniversario annuale e “N giorni prima”?
R: N giorni prima guarda la data assoluta sul record (ottimo per una scadenza contratto futura). Anniversario annuale ± N ripete ogni anno sulla stessa ricorrenza (fondazione, compleanno, inizio collaborazione). Il campo N° anno (0 = ogni anno, 5 = solo il 5°, 25 = solo il 25°) restringe a quell’anno specifico. Per date storiche usate l’anniversario; per un rinnovo con data aggiornata ogni anno va bene anche N giorni prima.