Per amministratori
D: Dove configuro la numerazione automatica degli ordini?
R: In CONFIGURAZIONE → Tipi documento ordine (non nel menu DOCUMENTI). Per ogni tipo imposti Codice, Descrizione, Modalità numerazione (Assoluto o Annuale) e Prefisso (1–2 caratteri). Il codice automatico ha al massimo 8 caratteri: se non ci entra, HerobotCRM segnala errore e non crea l’ordine. Gli operatori in creazione scelgono solo il tipo e lasciano vuoto il codice. Guida: Tipi documento e numerazione.
D: Ho cambiato prefisso a metà anno: i vecchi ordini si rinumerano?
R: No. I codici già assegnati restano quelli. Il nuovo prefisso/modalità vale per le generazioni automatiche successive. Evita di cambiare modalità a metà anno senza accordo interno: allinea le abitudini cartacee/ERP prima del go-live e comunica il cambio agli operatori.
D: Un’automazione non parte: cosa controllo?
R: Nell’ordine tipico: (1) l’automazione è Abilitata? Le nuove nascono Non attiva. (2) Origine, evento e filtri coincidono con ciò che è successo sul documento? (3) Tempistica (subito / N giorni) e giorno lavorativo sono quelli previsti? (4) L’azione (email, WhatsApp, task…) ha destinatario valido e il contatto non è nei Contatti esclusi? Usa Simula sulla scheda automazione prima di lasciare attiva una regola in produzione. Vedi Visione d’insieme e Simulare un’automazione.
D: Chi vede CONFIGURAZIONE e DITTA nel menu?
R: Solo Amministratore e Sys Admin. Un Utente (operatore commerciale) lavora su documenti, anagrafiche, messaggi e statistiche ma non gestisce la configurazione della ditta. Utente Read Only ha login e ricerca globale, ma senza le voci operative del menu laterale. Mappa completa: Approfondimento — Struttura dei ruoli.
D: Differenza tra Utenti e Utenti CRM?
R: In DITTA → Utenti gestisci l’account di accesso (login) e i ruoli. In DITTA → Utenti CRM gestisci il profilo operatore usato su documenti, forecast e statistiche. Servono entrambi allineati: senza utente di accesso non entra; senza utente CRM non compare correttamente come agente. Sintesi: Impostazioni ditta e utenti.
D: Posso disattivare un’automazione per le ferie e riattivarla dopo?
R: Sì. Apri l’automazione in CONFIGURAZIONE → Automazioni e usa Disabilita. Quando torni, Abilita di nuovo. Meglio disabilitare la regola che cancellarla, così non perdi origine, filtri e azione già impostati. Prima di riattivare dopo un lungo stop, rifai una Simula su un caso recente.