Origini e filtri
L’origine decide su quale mondo lavora l’automazione. I filtri restringono su quali elementi scatta davvero.
Origini più usate nel CRM
| Origine (etichetta in UI) | Elemento | Eventi tipici | Date di riferimento tipiche |
|---|---|---|---|
| Ordine cliente | Testata ordine | Creazione, cambio stato, data, etichetta | Data registrazione, Data consegna |
| Offerta | Testata offerta | Creazione, cambio stato, data, etichetta | Data offerta |
| Richiesta di offerta | Testata richiesta | Creazione, cambio stato, data | Data creazione, Data scadenza |
| Campione | Testata (e ritiro per riga) | Creazione, cambio stato (esito o consegna), data, etichetta | Data consegna, Data visita, Data ritiro |
| Riga ordine | Riga di un ordine | Creazione (inserimento riga), data | Data scadenza |
| Cliente | Anagrafica cliente | Creazione, cambio stato, data, etichetta | Data di nascita, Data di fondazione |
| Articolo | Anagrafica articolo | Creazione, cambio stato, etichetta | — |
| Evento in agenda / Task | Attività | Secondo i campi dell’origine | Date evento / scadenza task |
| Data esatta | Calendario | Una data fissa configurata | La data impostata |
Per il ritiro campioni, l’innesco sulla Data ritiro lavora per riga non ancora ritirata: una riga = un possibile scatto, con i dati del prodotto in riga e il cliente della testata.
Con origine Ordine cliente e evento Alla data indicata scegli su quale data contare: Data registrazione (quando è stato scritto l’ordine) oppure Data consegna (quando la merce è attesa). La consegna è quella che serve per i preavvisi tipo “5 giorni prima”. Se l’ordine non ha la data compilata, per quell’ordine l’automazione non scatta.
Con origine Cliente e evento Alla data indicata puoi scegliere Data di nascita (tipico per Persona) oppure Data di fondazione (tipico per Azienda). Stessa logica di ricorrenza del “compleanno”: se il campo è vuoto, l’automazione non scatta per quel cliente. Con Anniversario annuale, N° anno 0 = ogni anno; 5 = solo il 5° anno.
Con origine Richiesta di offerta e evento Alla data indicata scegli su quale data contare: Data creazione (quando è stata registrata) oppure Data scadenza (entro quando serve l’offerta). Se la scadenza è vuota, per quella richiesta l’automazione sulla data scadenza non scatta. Su questa origine non c’è l’innesco per etichetta.
Filtri comuni (operatore e stato)
Su molte origini documentali puoi limitare:
- Operatore — solo elementi di un certo agente/operatore (sulla Richiesta di offerta è l’assegnatario)
- Stato — solo elementi attualmente in quello stato (per i campioni lo stato può essere un’Esito: … oppure una Consegna: …)
I filtri si combinano con l’evento: es. “cambio stato a Chiuso” e “solo operatore Mario”.
Filtri sulla Riga ordine (classificazione articolo)
Quando l’origine è Riga ordine, puoi filtrare (opzionale, combinabili) per:
- Gruppo articolo
- Sottogruppo
- Famiglia
- Statistico
Vuoto = qualsiasi. Valorizzati = devono combaciare tutti. Vale sia per l’inserimento riga (Alla creazione) sia per i promemoria sulla Data scadenza.
Etichette come innesco
Con evento Alla etichetta scegli quale etichetta fa scattare la regola. Le etichette si applicano sulle schede (clienti, articoli, ordini, offerte, campioni…). Utile per flussi tipo “metti etichetta da richiamare → crea task”. L’origine Richiesta di offerta non usa le etichette.
Destinatario e tipologia contatto
Se l’azione è un messaggio al Cliente, il recapito di default è quello dell’anagrafica. Se imposti una Tipologia contatto destinatario, HerobotCRM usa i contatti di quel tipo (email / cellulare); senza contatti di quel tipo, il cliente viene saltato.
Sulle azioni Invia una EMail, In copia (CC) e In copia nascosta (CCN) sono recapiti aggiuntivi, non alternativi: la mail parte comunque al destinatario principale e la copia si somma. Si scelgono con le stesse opzioni (Cliente con la relativa Tipologia contatto, Operatore principale, Operatore, Destinatario). Dettaglio in Creare un’automazione.