Esempi di automazioni utili
Casi concreti da riprendere in ditta. Adatta tempi, testi e destinatari alle vostre regole. Prima di Abilitare, usa sempre Simula.
Ogni esempio è una “ricetta”: origine + evento + tempistica + azione. Sulla stessa automazione puoi aggiungere altre azioni (tab AZIONI in scheda) se vuoi, ad esempio un task e un’email. I nomi in grassetto coincidono con le voci che vedi in CONFIGURAZIONE → Automazioni.
Cura della relazione (ricette tipiche)
1. Follow-up dopo un appuntamento in agenda
Obiettivo: a fine meeting (o alla creazione dell’evento) ricordare al commerciale di richiamare / preparare offerta / portare campioni.
| Impostazione | Valore suggerito |
|---|---|
| Origine | Evento in agenda |
| Evento | Alla creazione oppure Alla data indicata (fine evento) |
| Tempistica | Dopo N giorni (es. 7 o 14 = il vostro “XX”) |
| Azione | Crea un task con testo chiaro (es. Follow-up visita: telefonata / preparare offerta) |
| Collegato a | Elemento di origine (e cliente se presente) |
Il diario relazioni registra già la visita; questa automazione crea il promemoria operativo.
2. Recall dopo invio offerta
Obiettivo: dopo N giorni dall’offerta (o dal cambio stato “inviata”), chiedere esito, nuova call, campioni o chiusura persa.
| Impostazione | Valore suggerito |
|---|---|
| Origine | Offerta |
| Evento | Al cambio di stato (stato “inviata” / aperto) oppure Alla data |
| Tempistica | Dopo N giorni (es. 10) oppure Immediato sul cambio stato |
| Filtro stato | Solo offerte ancora aperte / nello stato che vi interessa |
| Azione | Crea un task con scadenza (Recall offerta: richiedere esito) — il task compare subito, in scadenza il giorno X+N. Se preferisci che spunti solo quel giorno, usa Crea un task |
| Collegato a | Elemento di origine → task legato all’offerta |
Promemoria sulla scadenza della richiesta di offerta
Obiettivo: qualche giorno prima della Data scadenza della richiesta, ricordare all’assegnatario di preparare l’offerta.
| Impostazione | Valore suggerito |
|---|---|
| Origine | Richiesta di offerta |
| Evento | Alla data indicata → Data scadenza |
| Tempistica | N giorni prima (es. 2 o 3) |
| Filtro stato | Solo richieste Emessa (così non rincorri quelle già completate) |
| Filtro operatore | Opzionale: un assegnatario specifico |
| Azione | Crea un task con scadenza (Preparare offerta: richiesta in scadenza) |
| Collegato a | Elemento di origine |
Se la richiesta non ha la data scadenza, per quella richiesta l’automazione non scatta. Guida operativa: Richieste di offerta.
3. Dopo consegna campione — riscontro e ritiro
Obiettivo: telefonata di riscontro a XX giorni dalla consegna; oppure promemoria ritiro sulla data prevista.
| Impostazione | Valore suggerito |
|---|---|
| Origine | Campione |
| Evento | Alla data indicata → Data consegna (riscontro) oppure Data ritiro |
| Tempistica | Dopo N giorni dalla consegna, oppure Il giorno stesso / N giorni prima sul ritiro |
| Azione | Crea un task (Riscontro campione / Ritiro campione) |
| Collegato a | Elemento di origine |
Due automazioni separate (riscontro + ritiro) tengono testi e scadenze più chiari di una sola regola “tuttofare”.
4. Cura post-acquisto (15 / 45 / 90 giorni)
Obiettivo: non abbandonare il cliente dopo l’ordine — tre momenti di cura relazione (non di vendita spinta).
Crea tre automazioni (stessa struttura, N diversi):
| Impostazione | Valore suggerito |
|---|---|
| Origine | Ordine |
| Evento | Alla creazione oppure Alla data ordine |
| Tempistica | Dopo 15 / 45 / 90 giorni |
| Azione | Crea un task con testi distinti (Soddisfazione 15gg, Supporto 45gg, Check-up 90gg) |
| Collegato a | Elemento di origine |
Salvare un ordine non crea da solo questi tre task: serve l’automazione (e AutomaticoCRM / Simula).
5. Non lasciare solo un cliente (30 / 60 / 90)
Obiettivo: se non c’è alcun contatto da troppo tempo, avvisare l’operatore con un task interno (niente email automatica al cliente).
| Impostazione | Valore suggerito |
|---|---|
| Origine | Cliente |
| Evento | Alla data indicata → Ultimo contatto relazione (LastRelation…) |
| Tempistica | Dopo N giorni (30, 60 o 90 — o tre regole) |
| Azione | Crea un task all’agente (Cliente non sentito da N giorni) |
Il diario relazioni e il badge “Non visto da…” sulla scheda cliente alimentano questa data. I clienti strategici possono avere una soglia più stretta (seconda automazione o filtro dedicato).
In parallelo, il Centro Attenzione può mostrare voci di inattività dopo Aggiorna suggerimenti.
6. Anniversario fondazione / compleanno / collaborazione
Obiettivo: ogni anno, intorno alla data, creare un task per pianificare proposte o auguri.
| Impostazione | Valore suggerito |
|---|---|
| Origine | Cliente |
| Evento | Alla data indicata → Data fondazione / Data di nascita / Inizio collaborazione |
| Tempistica | Anniversario annuale con finestra ± N giorni (es. ±0 = il giorno). N° anno a 0 = ogni anno; 25 = solo il 25° |
| Azione | Crea un task (o messaggio, se lo volete proprio al cliente) |
Con date storiche (fondazione 1998, nascita, …) N giorni prima sulla data grezza non funziona bene: l’anniversario ciclico ripete ogni anno. Se vuoi un task solo al 5° o al 25° anno, imposta N° anno; lascia 0 per ripeterlo ogni anno.
7. Preavviso rinnovo contratto
Obiettivo: X giorni prima della scadenza contratto, task interno per riprendere il cliente.
| Impostazione | Valore suggerito |
|---|---|
| Origine | Cliente |
| Evento | Alla data indicata → Rinnovo contratto |
| Tempistica | N giorni prima (es. 10 o 30) oppure Anniversario annuale ± N se trattate la data come ricorrenza |
| Azione | Crea un task (Rinnovo contratto in arrivo) |
Aggiornate la data di rinnovo quando chiudete il nuovo contratto: l’anno successivo riparte.
8. Task al cambio fase trattativa
Obiettivo: quando la trattativa passa a una fase (es. Calda), creare subito un promemoria (chiamata, invio contratto…).
| Impostazione | Valore suggerito |
|---|---|
| Origine | Trattativa |
| Evento | Al cambio di stato |
| Stato di riferimento | Es. Calda (lo stato di destinazione) |
| Tempistica | Immediato |
| Azione | Crea un task (Follow-up fase Calda) |
Il cambio fase resta manuale sulla trattativa; l’automazione reagisce al nuovo stato.
Altri esempi classici
9. Offerta ferma (sollecito all’operatore)
Obiettivo: se un’offerta resta aperta troppo a lungo, ricordare all’operatore di riprenderla.
| Impostazione | Valore suggerito |
|---|---|
| Origine | Offerta |
| Evento | Alla data indicata (data offerta) oppure dopo N giorni dalla creazione |
| Tempistica | Dopo N giorni (es. 14) |
| Filtro stato | Solo offerte ancora Aperte |
| Azione | Crea un task o Crea un task con scadenza all’operatore, oppure messaggio all’Agente |
10. Scadenza riga ordine (promemoria)
Obiettivo: avvisare N giorni prima della Scadenza di una riga ordine.
| Impostazione | Valore suggerito |
|---|---|
| Origine | Riga ordine |
| Evento | Alla data indicata → Data scadenza |
| Tempistica | N giorni prima (es. 7) |
| Azione | Crea un task o Crea un task con scadenza all’operatore, oppure messaggio al Cliente |
Le righe devono avere la Scadenza valorizzata. Vedi Righe, sconti e scadenze.
11. Promemoria consegna ordine
Obiettivo: avvisare N giorni prima della consegna prevista di un ordine, per preparare merce, spedizione o telefonata al cliente.
| Impostazione | Valore suggerito |
|---|---|
| Origine | Ordine cliente |
| Evento | Alla data indicata → Data consegna |
| Tempistica | N giorni prima (es. 5) |
| Filtro stato | Solo ordini ancora da evadere, se vi serve |
| Azione | Crea un task con scadenza all’operatore, oppure messaggio al Cliente |
| In copia (CC) | Solo con l’azione Invia una EMail: Destinatario con l’indirizzo dell’amministrazione (oppure Operatore principale), così chi in ditta prepara la spedizione vede la stessa comunicazione mandata al cliente |
| Collegato a | Elemento di origine → task legato all’ordine |
Gli ordini devono avere la Data consegna compilata in testata: su quelli senza data non scatta nulla. Nel testo del messaggio puoi inserire il campo dinamico Data consegna, così il promemoria dice anche quando è prevista. Vedi Creare un ordine.
Data consegna sta sulla testata ed è una sola per tutto l’ordine. Se invece ti serve il preavviso sulla Scadenza di un singolo articolo (rinnovi, contratti), usa la ricetta 10 con origine Riga ordine.
12. Campione da riprendere (variante ritiro)
Obiettivo: sulla Data ritiro, o N giorni dopo la consegna, ricordare ritiro / conferma.
| Impostazione | Valore suggerito |
|---|---|
| Origine | Campione |
| Evento | Alla data indicata → Data ritiro oppure Data consegna |
| Tempistica | Il giorno stesso / Dopo N giorni |
| Azione | Crea un task o Inserisci un evento in agenda |
Checklist prima di attivare
- Descrizione chiara in GENERALE
- Origine + evento + filtri coerenti
- Testo/azione completi e Collegato a valorizzato se serve
- Simula ok su un caso reale
- Abilita
- Verifica che AutomaticoCRM (o lo scheduler della ditta) giri nei tempi previsti
Vedi anche: Creare un’automazione, Simulare un’automazione, Centro Attenzione Cliente.