Offerte e ordini
D: Cos’è una richiesta di offerta e dove la trovo?
R: È il documento in DOCUMENTI → Richieste di offerta con cui registri che serve preparare un’offerta (cliente, assegnatario, scadenza, note). Non ha righe prodotto né PDF. Quando sei pronto clicchi Genera offerta sulla scheda: nasce l’offerta collegata e la richiesta passa a Completata. Guida: Richieste di offerta.
D: Genera offerta e Genera ordine sono la stessa cosa?
R: No. Genera offerta è sulla richiesta di offerta e crea l’offerta (poi completi articoli e prezzi). Genera ordine è sulla offerta e crea l’ordine dalle righe. Sequenza tipica: richiesta → Genera offerta → completi l’offerta → Genera ordine.
D: Perché non vedo Genera offerta sulla richiesta?
R: Il pulsante c’è solo se la richiesta non è già collegata a un’offerta. Se il collegamento c’è, in scheda vedi il campo Offerta con il codice cliccabile; sull’offerta trovi Richiesta di offerta. Per un’altra proposta crea una nuova richiesta, oppure un’offerta da DOCUMENTI → Offerte → Nuovo.
D: Perché clicco Genera ordine e compare un errore (o torno sulla scheda)?
R: Il pulsante Genera ordine sulla scheda offerta resta cliccabile. Se l’offerta non ha righe, oppure tutte le righe sono già state trasformate in un ordine attivo, HerobotCRM non apre il wizard e mostra un messaggio del tipo Nessuna riga disponibile da trasformare in ordine. Controlla che ci sia almeno una riga ancora disponibile (non già evasa). Se avevi già generato un ordine e l’hai eliminato, le righe possono tornare selezionabili: riprova. Guida: Da offerta a ordine.
D: Dove finisce il codice offerta sull’ordine?
R: Quando crei l’ordine con Genera ordine, HerobotCRM mette il codice offerta nel campo Riferimento della testata ordine. In scheda ordine vedi anche il collegamento Da offerta con il codice cliccabile. Il campo Rif. ODA/CUP resta vuoto in quel flusso: lo compili tu se serve l’ordine d’acquisto del cliente o un CUP. Puoi comunque modificare Riferimento in Modifica se le vostre procedure richiedono un altro testo. Dettagli: Riferimenti ordine.
D: Tot. conc. o sconto? Quale uso?
R: Usa Sconto % o Sconto (importo) quando vuoi applicare uno sconto sul calcolo normale della riga (base = quantità × prezzo). I due campi sconto si aggiornano a vicenda mentre digiti. Usa Tot. conc. (totale concordato) solo quando hai un importo di riga “chiuso” col cliente diverso dal totale calcolato: se lo valorizzi, prevale sul Totale automatico. Se lo lasci vuoto, conta il Totale calcolato. Non serve compilare Tot. conc. “per abitudine”: lascialo vuoto quando basta lo sconto. Vedi Sconti e totale concordato.
D: Ho segnato l’offerta Vinta ma non è nato nessun ordine. È normale?
R: Sì. Segna come… cambia solo lo stato dell’offerta; non crea l’ordine. Per generare l’ordine apri la scheda e usa Genera ordine, scegli tipo documento e righe, poi conferma. Nel wizard puoi lasciare la spunta Imposta offerta come Vinta così lo stato passa a Vinta insieme alla creazione dell’ordine. Se segni Vinta senza generare, l’ordine lo crei dopo oppure da DOCUMENTI → Ordini Cliente → Nuovo.
D: Posso trasformare in ordine solo alcune righe dell’offerta?
R: Sì. Nel wizard Genera ordine selezioni le righe da portare: di default sono spuntate quelle ancora disponibili. Togli la spunta da quelle che non vuoi evadere ora. Le righe già evase restano disabilitate con il link all’ordine precedente. Attenzione: porti la riga intera (stessa quantità dell’offerta); eventuali aggiustamenti di quantità li fai dopo sulla scheda ordine. Le righe non selezionate restano disponibili per una seconda generazione.
D: Il codice documento ordine lo digito io?
R: Di solito no. In creazione (diretta o da offerta) scegli il Tipo documento e lasci vuoto il Codice documento: HerobotCRM lo assegna secondo la numerazione del tipo (prefisso e modalità assoluta o annuale). Se digiti un codice a mano in creazione, viene salvato così e il contatore automatico non avanza. Se la generazione automatica fallisce, spesso manca un tipo documento o un prefisso valido: chiedi all’amministratore. Uso quotidiano: Numerazione e tipi documento.
D: Perché a volte mi chiede una motivazione quando cambio stato all’ordine (o alla riga)?
R: Lo decide la ditta sullo stato di destinazione. Se in CONFIGURAZIONE → Stati Ordine Cliente (o Stati riga ordine) è attiva Motivazione obbligatoria, senza testo lo stato non cambia. La motivazione finisce nelle Note dell’ordine (per le righe con il prefisso Riga N). Se chiudi l’ordine e si chiudono anche le righe — o chiudi l’ultima riga e si chiude l’ordine — la nota viene scritta una sola volta. Dettagli: Stati e Segna come….
D: Se chiudo tutte le righe, si chiude anche l’ordine? E il contrario?
R: Sì, se l’amministratore ha collegato gli stati. Su uno stato ordine puoi impostare Chiudi le righe aperte con; su uno stato riga, Se tutte le righe sono chiuse, imposta l’OC a. Senza questi collegamenti, ordine e righe restano indipendenti. Chi configura: Stati documenti e anagrafiche.
D: Come stampo o invio l’offerta (o l’ordine) in PDF?
R: Apri la scheda del documento e clicca Stampa PDF. Dopo un breve caricamento (cursore di attesa) il PDF si apre in anteprima in una nuova scheda del browser: da lì puoi scaricarlo, stamparlo o allegarlo a una mail. Il PDF riporta logo e contatti della ditta, dati cliente (indirizzo e P.IVA se in anagrafica) e le righe commerciali. Sull’ordine vedi sia Totale sia Tot. conc. per riga; il totale a piede usa il Tot. conc. quando c’è, altrimenti il Totale. Dettagli: Etichette e azioni sulla scheda (offerte) e Stati e Segna come… (ordini).