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Creare un’automazione

Avanzato

Percorso: CONFIGURAZIONE → Automazioni → Nuovo. Compili le sezioni in ordine; alla fine Salva.

1. GENERALE​

  1. Scrivi una Descrizione chiara (es. “Promemoria scadenza riga — 7 gg prima”).
  2. Controlla lo Stato: le nuove regole partono Non attiva.

2. ORIGINE — cosa osserva e quale evento​

  1. Scegli il tipo di Origine (es. Ordine cliente, Offerta, Campione, Riga ordine, Cliente, Articolo…).
  2. Scegli l’evento:
    • Alla creazione — appena nasce l’elemento
    • Al cambio stato — quando passa a uno stato che indichi tu
    • Alla data indicata — rispetto a una data dell’elemento (scadenza, consegna, data offerta…)
    • Alla etichetta — quando viene applicata una certa etichetta
  3. Compila i campi che compaiono in base alla scelta (data di riferimento, stato target, etichetta…).
  4. Se serve, restringi con i filtri (operatore, stato, classificazione articolo sulle righe ordine). Dettaglio in Origini e filtri.

3. OCCORRENZA — tempistica​

Nella sezione OCCORRENZA imposti quando scatta rispetto all’evento/data. Esempi di valori:

OpzioneUso tipico
ImmediatoAppena si verifica l’evento
Il giorno stessoLo stesso giorno della data di riferimento
Dopo N giorni / N giorni primaFollow-up o promemoria
Dopo N giorni lavorativi / N giorni lavorativi primaCome sopra, solo giorni lavorativi
Ogni N giorni / Ogni N mesiRicorrenze (con eventuale fine)

Indica il numero N dove richiesto.

4. AZIONE — cosa fare​

  1. Scegli il tipo di Azione (email, WhatsApp, task, evento agenda, etichetta…).
  2. Imposta il destinatario quando serve: Cliente, Agente principale, Agente, Destinatario, Mailing List.
  3. Se il destinatario è Cliente, puoi scegliere una Tipologia contatto destinatario (opzionale): messaggio solo ai contatti di quel tipo; se il cliente non ne ha, viene saltato.
  4. Per WhatsApp puoi indicare se parte dall’Account Ditta o dall’Account Agente.
  5. Compila oggetto/testo (o i campi del task/evento). Nei messaggi puoi usare i campi dinamici dell’origine (codice documento, cliente, date…).

5. Salvare e attivare​

  1. Salva.
  2. Apri la scheda e usa Simula (vedi Simulare un’automazione).
  3. Se l’anteprima è corretta, clicca Abilita.
Suggerimento

Una descrizione che spiega perché esiste la regola (non solo l’origine) aiuta chi la ritrova tra mesi. Evita regole duplicate sullo stesso evento.