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Creare un’automazione

Avanzato

Percorso: CONFIGURAZIONE → Automazioni → Nuovo. Compili le sezioni in ordine; alla fine Salva.

1. GENERALE​

  1. Scrivi una Descrizione chiara (es. “Promemoria scadenza riga — 7 gg prima”).
  2. Controlla lo Stato: le nuove regole partono Non attiva.

2. ORIGINE — cosa osserva e quale evento​

  1. Scegli il tipo di Origine (es. Ordine cliente, Offerta, Richiesta di offerta, Campione, Riga ordine, Cliente, Articolo…).
  2. Scegli l’evento:
    • Alla creazione — appena nasce l’elemento
    • Al cambio stato — quando passa a uno stato che indichi tu
    • Alla data indicata — rispetto a una data dell’elemento (scadenza, consegna, data offerta…)
    • Alla etichetta — quando viene applicata una certa etichetta
  3. Compila i campi che compaiono in base alla scelta (data di riferimento, stato target, etichetta…).
  4. Se serve, restringi con i filtri (operatore, stato, classificazione articolo sulle righe ordine). Dettaglio in Origini e filtri.

3. OCCORRENZA — tempistica​

Nella sezione OCCORRENZA imposti quando scatta rispetto all’evento/data. Esempi di valori:

OpzioneUso tipico
ImmediatoAppena si verifica l’evento
Il giorno stessoLo stesso giorno della data di riferimento
Dopo N giorni / N giorni primaFollow-up o promemoria
Dopo N giorni lavorativi / N giorni lavorativi primaCome sopra, solo giorni lavorativi
Ogni N giorni / Ogni N mesiRicorrenze (con eventuale fine)
Anniversario annualeStesso giorno ogni anno (± N giorni). N° anno 0 = ogni anno; 5 = solo il 5°

Indica il numero N dove richiesto.

4. AZIONE — la prima in creazione, le altre dalla scheda​

In Nuovo imposti una azione. Dopo Salva, sulla scheda la sezione diventa AZIONI: tab (Azione 1, Azione 2…) e Aggiungi azione. Gli allegati (file o link) sono dell’azione selezionata, non dell’automazione intera. Non puoi togliere l’ultima azione rimasta.

  1. Scegli il tipo di Azione (email, WhatsApp, task, evento agenda, etichetta…).
  2. Imposta il destinatario quando serve: Cliente, Operatore principale, Operatore, Destinatario, Mailing List.
  3. Se il destinatario è Cliente, puoi scegliere una Tipologia contatto destinatario (opzionale): messaggio solo ai contatti di quel tipo; se il cliente non ne ha, viene saltato.
  4. Solo per Invia una EMail, se ti serve, compila In copia (CC) e In copia nascosta (CCN). Sono facoltativi: vuoti, non parte nessuna copia.
  5. Per WhatsApp puoi indicare se parte dall’Account Ditta o dall’Account Operatore.
  6. Compila oggetto/testo (o i campi del task/evento). Nei messaggi puoi usare i campi dinamici dell’origine (codice documento, cliente, date…).

Copia (CC) e copia nascosta (CCN)​

I due campi compaiono solo sulle azioni Invia una EMail. Sugli altri tipi di azione non ci sono.

Ognuno si imposta con la stessa logica del destinatario principale: Cliente (con la relativa Tipologia contatto), Operatore principale, Operatore oppure Destinatario, scrivendo uno o più indirizzi separati da punto e virgola.

Mailing List non è disponibile come copia: per le comunicazioni massive usa le campagne del CENTRO MESSAGGI (vedi Campagne).

Gli indirizzi presenti nei Contatti esclusi non ricevono la copia e l’esclusione viene registrata.

Suggerimento

Metti in In copia (CC) chi il destinatario deve vedere: il responsabile che segue la pratica, un collega che risponderà al posto tuo. Usa In copia nascosta (CCN) per i controlli interni, quando nessuno deve sapere chi altro ha ricevuto la mail.

Attenzione

La copia viene aggiunta a ogni mail inviata dall’automazione. Se la regola raggiunge molti destinatari, chi è in copia riceve altrettante mail.

Due modi di creare un task​

AzioneQuando compare il taskScadenza
Crea un taskIl giorno dell’occorrenza (es. data offerta + N). Prima di quel giorno non c’è.Vuota
Crea un task con scadenzaSubito (al primo giro dello scheduler, come gli eventi agenda)La data dell’occorrenza

Se vuoi il follow-up visibile in elenco prima del giorno X+N, usa Crea un task con scadenza. Simula mostra la riga Scadenza solo per questa azione.

Documenti datati nel passato

Se inserisci oggi un’offerta con data di tre mesi fa e “dopo 7 giorni”, l’occorrenza è già passata: nessuna delle due azioni crea il task. Vale per tutte le origini, non solo le offerte.

5. Salvare e attivare​

  1. Salva.
  2. Apri la scheda e, se serve, Aggiungi azione. Poi usa Simula (vedi Simulare un’automazione).
  3. Se l’anteprima è corretta, clicca Abilita.
Suggerimento

Una descrizione che spiega perché esiste la regola (non solo l’origine) aiuta chi la ritrova tra mesi. Evita regole duplicate sullo stesso evento.